Privatlivspolitik

Taurus Ejendomsadministration CVR-nr. 33037287 er dataansvarlig for de oplysninger, vi indsamler om dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:
Taurus Ejendomsadministration
Skovvangen 11
8000, Aarhus C
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. og / tlf: 86 12 20 20

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til dig. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Vi indsamler kun oplysninger om dig, som er nødvendige og behandles med et formål, og vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.

Hjemmesidebesøgende

I forbindelse med, at du besøger vores hjemmeside, vil vi behandle følgende personoplysninger om dig:

• Cookies, IP-adresser

Vi indsamler personoplysninger om hjemmesidebesøgende med følgende formål:

• At optimere driften af vores hjemmeside samt forbedring af indhold på hjemmesiden.

Vi indsamler oplysningerne på følgende retsgrundlag:

• Der er blevet givet samtykke via vores kontaktformular og cookiebanner, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.
• For nødvendige cookies vores legitime interesse, som er drift af vores hjemmeside, jf. databeskyttelseslovens art. 6, stk. 1, litra f.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke læn-gere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen.

Kontakt og service

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon, eller pr. almindeligt brev, indsamler vi følgende oplysninger om dig:

• Dine kontaktoplysninger samt indholdet af din henvendelse.

Vi behandler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores legitime interesse, som er at administrere henvendelser fra eksterne parter jf. data-beskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f eller vi behandler dine oplysninger for at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b

Dine personoplysninger slettes, når formålet med opbevaringen af personoplysningerne ikke læn-gere er gældende. Dette vurderes konkret ud fra den specifikke henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler alene de oplysninger, du har indsendt, og vi indhenter ikke yderligere oplysninger.

Potentielle lejere

Som potentiel lejer hos os, er det nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato, boligforhold, CPR-nummer mhp. At foretage forudgående RKI-tjek og entydig identifikation af din som underskriver af lejekontrakten

Foruden ovenstående kan vi, i varetagelsen af fælles dataansvar som lejeadministrator, modtage oplysningerne direkte fra vores kunde (din potentielle udlejer), hvorfor indsamlingen af ovenståen-de sker direkte hos kunden, og ikke hos os.

Vi indsamler personoplysninger om potentielle lejere til følgende formål:

• At udleje en bolig samt vurdere, om du er en egnet lejer til pågældende bolig
• Administration af din relation til os herunder foretage de indledende og nødvendige tiltag med henblik på udarbejdelse af en lejekontrakt
• Varetagelse af den fælles dataansvarsaftale samt administrationsaftalen med vores kunde (din potentielle udlejer)

Vi indsamler disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Behandling sker med henblik på indgåelsen af lejekontrakten med dig, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra b.
• Vores legitime interesse, som er udlejning af en bolig til dig herunder at foretage det forudgående RKI-tjek, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databe-skyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.
• CPR-nummer behandles grundet en retslig forpligtigelse som Taurus er underlagt i henhold til hvidvaskloven jf. databeskyttelsesloven § 11 stk. 2 nr. 1

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke læn-gere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Typisk vil oplysninger vedr. potentielle lejere bliver slettet straks, såfremt boli-gen ikke bliver udlejet til dig. Såfremt boligen udlejes til dig, anvendes oplysningerne til at indgå en lejekontrakt, og oplysningerne arkiveres og anvendes således som en del af dit lejeforhold, hvorfor det slettes i henhold til det udleverede oplysningsdokument til lejere.

Oplysninger ved RKI-tjek bliver slettet med det samme, uanset om du bliver lejer af boligen eller ej.

Lejere

Er du lejer hos os, har du i forbindelse med lejekontrakten fået udleveret et oplysningsdokument, som nøje gennemgår de oplysninger og behandlingsaktiviteter vi foretager, når du er lejer hos os.
Ønsker du at få dette dokument udleveret på ny eller har du andre spørgsmål i denne forbindelse, er du velkommen til at kontakte os ved hjælp af ovenstående kontaktoplysninger.
Hvis der offentliggøres lejerudtalelser eller lignende, bruges hjemlen samtykke, jf. databeskyttel-sesforordningen art. 6 stk. 1, litra a.

Leverandører og samarbejdspartnere

For at være leverandør og samarbejdspartner hos os, kan det være nødvendigt, at vi indsamler følgende personoplysninger om dig:

• Navn, titel, telenummer, e-mail, underskrift

Vi indsamler personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere til følgende formål:

• Behandling af vores køb/ydelser
• Administration af din relation til os

Vi indsamler disse oplysninger på følgende retsgrundlag:

• Behandling sker på baggrund af opfyldelse af samarbejds-/købsaftalen, jf. databeskyttelses-forordningen art. 6, stk. 1 litra b.
• Behandling sker på baggrund af en retlig forpligtelse, i bogføringsloven bl.a., jf. databeskyt-telsesforordningen art. 6, stk. 1 litra c.
• Vores legitime interesse, som er den løbende administration og varetagelse af ydelserne mv. købt hos jer, nødvendiggør behandlingen af disse personoplysninger, og vi forsikrer, at imødekommelse af den legitime interesse ikke vil gå udover dine rettigheder, jf. databe-skyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f.

Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke læn-gere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Der bliver løbende taget stilling til, om oplysningerne behandlet om dig er relevante, herunder i relation

Kunder, kunders reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer

Ønsker du at indgå en administrationsaftale med os, er det nødvendigt at vi indsamler og opbevarer en række oplysninger om ejerskab af din virksomhed og ejendommen

• Kontaktoplysninger så som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
• Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, tegningsberettigede og fuldmagtsforhold
• Identifikationsdokumenter billedlegitimation af reelle ejere og/eller tegningsberettiget personer i selskabet
• CPR-nummer på reelle ejere og andre relevante personer i virksomheden

Formålet med behandlingen er at håndtering af administrationsaftalen, overholde af lovkrav (hvidvaskloven), opsættelse af bankadgange og PBS-aftale på ejendomme og selskaber samt løbende administration af din relation til os.  Behandlingen af oplysninger sker med på baggrund af

• Opfyldelse af kontrakten jf. databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1 litra b
• Overholdelse af retligforpligtigelse vi er underlagt i henhold til hvidvasklovens jf. databeskyttelsesforordningens art 6 stk. 1, litra c
• Vores legitime interesse i administrere kundeforholdet jf. databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f
• CPR-numre behandles på baggrund af databeskyttelseslovens § 11 stk. 2 nr. 1, da det er nødvendigt for at overholde en retslig forpligtigelse vi er underlagt.

Af praktiske og administrative hensyn og af hensyn til bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i 5 år efter udløbet af regnskabsåret for kundeforholdets ophør.
Oplysninger, som alene er indhentet med hjemmel i hvidvaskloven opbevares i 5 år fra forretningsforbindelsens ophør eller du udtræder som reel ejer, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning for sådanne oplysninger.

Tv-overvågning

Der foretages tv-overvågning af vores fysiske faciliteter på Skovvejen 11, 8000 Aarhus C. Overvågningen har et præventivt formål med henblik på sikring af ejendomme og personale. Overvågningen skiltes på relevante steder på Taurus’ bygninger i overensstemmelse med TV-overvågningsloven. Overvågningen kan undtagelsesvist anvendes som led i kontrol af medarbejdere ved konkret mistanke om et potentielt strafbart forhold. Optagelserne slettes automatisk efter 30 dage.

Særligt om nyhedsbreve på ejendomsprojekthjemmesider

Ved tilmelding til nyhedsbreve på vores ejendomsprojekthjemmesider accepterer du, at din e-mailadresse registreres og benyttes til at fremsende nyheder om projektet og ledige lejemål. Vi benytter en ekstern service til udsendelse af nyhedsbreve. Servicen registrerer, hvor mange der åbner vores nyhedsbrev. Dette gøres med måle effektiviteten af og tilpasse indholdet af vores nyhedsbreve. Vores behandling sker på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at klikke på afmeldingslinket i bunden af nyhedsbrevet. Dette medfører, at vi sletter din e-mailadresse.

Rekruttering

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Personoplysninger, som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer, og vi anmoder om, at du udelader dette fra din ansøgning og tilknyttede dokumenter.
I relevante tilfælde anvender vi eksterne rekrutteringskonsulenter til at bistå os i processen, hvor-for dine oplysninger kan indsamles af dem på vores vegne, eller deles med dem.
Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb. Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling.
Vi kan derudover indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere eller udarbejdelse en person-lighedsprofil på det som en del af rekrutteringsprocessen. Dette gøres på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra a.
Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet automatisk fra rekrutteringssystemet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre vores interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.
Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Uopfordrede ansøgninger

Ved uopfordrede ansøgninger behandler vi dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til mulig fremtidig ansættelse.
Uopfordrede ansøgninger modtaget via mail eller fysisk indlevering, vil modtage besked om at sende denne via rekrutteringssystemet, hvorefter mail og tilhørende bilag bliver slettet straks.
Ved uopfordrede ansøgninger gemmes ansøgning og bilag maksimalt i 6 måneder, hvorefter det slettes automatisk fra rekrutteringssystemet. Ønsker vi at opbevare din ansøgninger i længere tid end dette, så sker dette på baggrund af et specifikt samtykke fra dig jf. § 6 stk. 1m litra a.
Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger

Øvrige oplysninger om behandling

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter en række tredjeparter til opbevaring og behandling af oplysningerne, herunder leverandører af it-løsninger. Disse behandler udelukkende oplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kom-missionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande

Vi anvender desuden nogle databehandlere/leverandører i usikre tredjelande. Når tredjelandenes lovgivning ikke tilbyder den samme sikkerhed, som EU gør, har vi skærpede forpligtelser i beskyttelsen af dine data.

• Personoplysninger vi indsamler og behandler i forbindelse med besvarelse af kundehenvendelser, administration mv., bliver overført til Microsoft, som er etableret i USA, da vi anvender Outlook som vore mailklient. Vi har valgt Microsoft servere til opbevaring inden for EU/EØS og vi har sikret os, at der er et lovligt grundlag for overførslen i form af indgåede SCCer art. 46, stk. 2, litra c, og at oplysningerne bliver behandlet under tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis du vil vide mere om de overførselsgrundlag, som berører dig, kan du kontakte os på ovenstående kontaktoplysninger

Brug af sociale medier

Vi er fælles dataansvarlige med Meta, som udbyder Facebook, for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook og /eller Instagram. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: Tillæg om dataansvarlig.

Meta indsamler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan indsamler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy.
Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.

Sikkerhedsforanstaltninger

Datasikkerhed

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Vi sikrer, at behandlingen kun kan finde sted, når alle databeskyttelsesprincipper er opfyldt.

Vi holder data ajour

Da vores service er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine personoplysninger. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer, så sørger vi for at opdatere dine personoplysninger. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig meddelelse herom. Nedenfor kan du se, på hvilke grundlag vi behandler dine oplysninger, til hvilket formål, og i hvor lang tid vi opbevarer dem.

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

• Opnå indsigt i din personoplysninger
• Få berigtiget dine registrerede personoplysninger
• Få slettet personoplysninger om dig selv
• Få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet) mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig
• Gøre indsigelse mod behandlingen
• Få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.
For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.
Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet